La tecnologia al servizio dei workshop consente di migliorare l’efficacia formativa e di produrre documenti puntuali in tempi rapidi, così da valorizzare al meglio il potenziale delle riunioni. Che si tratti di eventi formativi o di meeting in cui vengono analizzati problemi e individuate soluzioni, l’evento non si esaurisce in se stesso, ma porta con sé una serie di attività preliminari o a posteriori che ne rafforzano l’efficacia e la produttività. Sono quattro i modelli di worshop che si stanno diffondendo:
- Flipped classroom: diffusa soprattutto nel mondo accademico, nella classe “capovolta” si inverte il tradizionale ordine tra lezione frontale in aula seguita dalla preparazione individuale (i classici compiti a casa). Il nuovo paradigma, supportato dalle adeguate tecnologie, prevede invece che i contenuti del corso siano messi a disposizione dei partecipanti prima dell’incontro con i tutor o i professori, sfruttando la semplicità di veicolazione offerta da e-book, risorse multimediali, video su internet e piattaforme di condivisione come SlideShare. In questo modo la classe parte già da una prima base di informazioni su cui è possibile innestare un dibattito, sviluppando i diversi punti di vista. Anziché partire da zero, il workshop o la lezione di rito diventano un momento in cui affrontare dubbi e risolvere questioni in maniera più raffinata, offrendo un’utilità maggiore a docenti e discenti, perché entrambi potranno investire il tempo del loro incontro nell’applicare le nozioni già apprese piuttosto che nel memorizzare nuove informazioni.
- Recap: sempre più spesso gli eventi sono seguiti da una serie di momenti “protocollari”, come la produzione di verbali, atti, documenti da approvare, sintesi dei vari momenti dell’incontro per ragioni di archiviazione, controllo dei processi, validazione e follow-up. Oggi questi documenti vengono realizzati e messi a disposizione di clienti interni e stakeholder entro poche ore dall’incontro: un manager può ricevere il “recap” della riunione da girare all’interno del suo ufficio, o da ricontrollare in aereo. Più propriamente oggi si parla di “respeaking”, ovvero “ridettatura” quando si impiegano software di riconoscimento del parlato: il resocontista ripete al microfono il discorso del relatore, generando direttamente un file di testo. Grazie alla resocontazione professionale oggi gli atti dei convegni vengono inviati a relatori, ospiti e partecipanti sotto forma di cd o ebook, o resi disponibile in formato digitale a chi non è potuto intervenire o vuole farsi un’idea di ciò che è stato detto altrove nel caso di sessioni parallele. In questo modo i contenuti dell’evento divengono riutilizzabili come base per successivi studi o citazioni, possibilità particolarmente utile nel caso di incontri annuali e cicli di seminari.
- Simulazioni e dibattiti: la formazione tende a essere sempre meno frontale e unidirezionale, e a essere impostata secondo una crescente logica peer-to-peer. Si basa molto sui piccoli gruppi, fino a un massimo di trenta persone, con il vantaggio di effettuare simulazioni in 2D e 3D dal vivo attraverso l’uso di supporti tecnologici che consente, per esempio ai medici specialisti, di sperimentare in anticipo i vari tipi di condizioni e di complicazioni, con ovvi vantaggi per la loro abilità professionale.
- BYOND: è l’acronimo di ‘bring your own device’, e suggerisce ai partecipanti di un worskhop a portare con sé il proprio smartphone o tablet perché se ne farà uso in aula, per utilizzare qualche app e per produrre contenuti in tempo reale. A livello mondiale, la tendenza a utilizzare per lavoro il proprio device è un boom degli ultimi tempi, spesso con un parziale rimborso dei costi da parte delle aziende.